Tugas dan Fungsi PPID

TUGAS DAN FUNGSI PPID SIMPATI (MAN KOTA PARIAMAN)

1. Tugas PPID Simpati

Tugas pokok PPID MAN Kota Pariaman melalui ekosistem digital Simpati adalah merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pelayanan informasi publik di lingkungan madrasah.

Secara rinci, tugas PPID Simpati meliputi:

1. Mengonstruksi Sistem Informasi: Membangun, mengelola, dan memelihara menu/fitur PPID pada platform Simpati agar selalu siap diakses oleh publik.

2. Mengumpulkan dan Menyaring Data: Menghimpun seluruh data dan dokumen dari setiap lini (Kurikulum, Kesiswaan, Humas, dan Tata Usaha) untuk diproses menjadi informasi publik.

3. Mengklasifikasikan Informasi: Mengelompokkan informasi publik ke dalam kategori: Informasi Berkala, Informasi Serta-Merta, Informasi Setiap Saat, atau Informasi yang Dikecualikan (Rahasia).

4. Melayani Permohonan Informasi: Menerima, memproses, dan memberikan tanggapan atas permohonan informasi yang diajukan oleh masyarakat baik secara online via Simpati maupun offline.

5. Melakukan Pengujian Konsekuensi: Menguji dokumen atau informasi tertentu bersama Kepala Madrasah (Atasan PPID) sebelum menyatakannya sebagai informasi yang dikecualikan agar tidak melanggar hak privasi atau aturan kedinasan.

6. Menyusun Laporan Tahunan: Membuat laporan berkala mengenai pelaksanaan keterbukaan informasi publik untuk dilaporkan kepada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman dan Komisi Informasi.

2. Fungsi PPID Simpati

Untuk melaksanakan tugas-tugas di atas, PPID Simpati menyelenggarakan fungsi-fungsi strategis sebagai berikut:

A. Fungsi Pengelolaan Digital (Information Management)

• Menjadi pusat kendali (clearing house) penayangan informasi resmi di platform Simpati.

• Melakukan digitalisasi, pengarsipan, dan pemutakhiran data secara berkala agar informasi yang diakses masyarakat selalu valid (up-to-date).

B. Fungsi Pelayanan Informasi (Information Services)

• Menyediakan sistem respons cepat (quick response) terhadap permohonan informasi yang masuk lewat aplikasi Simpati.

• Menyediakan formulir permohonan dan sistem pelacakan status permohonan (tracking system) secara transparan.

C. Fungsi Sinkronisasi dan Edukasi (Internal Coordination)

• Menyelaraskan data antar-wakil kepala madrasah (Wakamad) dan tata usaha agar tidak terjadi tumpang tindih informasi.

• Mengedukasi warga madrasah mengenai batasan data pribadi siswa/guru yang harus dilindungi dan data publik yang wajib dibuka.

D. Fungsi Penanganan Keberatan (Dispute Resolution Support)

• Menerima dan memproses keluhan atau keberatan dari pemohon informasi jika terjadi keterlambatan atau penolakan pemberian informasi, sebelum naik ke ranah sengketa informasi resmi.

3. Matriks Pembagian Tugas Internal PPID Simpati

Jabatan PPID	Elemen Organisasi	Fokus Tugas & Fungsi Utama
Atasan PPID	Kepala MAN	Pembuat kebijakan tertinggi, pengawas evaluasi, dan pemutus akhir legalitas Informasi yang Dikecualikan.
PPID Utama	Kaur TU	Koordinator pelaksana, penanggung jawab validitas dokumen administratif, dan verifikator permohonan informasi.
Penyedia Informasi	Wakamad Bidang	Memasok data berkala terkait Kurikulum/Nilai Publik, Kesiswaan/PPDB, serta Hubungan Masyarakat ke dalam sistem.
Tim Teknis	Admin IT / Pengelola Simpati	Menjaga stabilitas peladen (server), mengamankan database dari peretasan, dan memastikan antarmuka (UI/UX) PPID di Simpati mudah digunakan.